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La Cancelleria arcivescovile è l’ufficio a cui sono assegnati i compiti previsti dai cann. 482-491 del Codice di Diritto Canonico. È affidata alla responsabilità del Cancelliere arcivescovile, eventualmente coadiuvato da uno o più collaboratori che rivestono le funzioni precisate dal decreto di nomina (cf cann. 483-485).

La Cancelleria ha il compito di curare lo svolgimento degli adempimenti relativi a diversi ambiti come segue.

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Predisposizione degli atti di curia

– Cura la redazione degli atti di curia salvo siano di competenza di altri organismi; li presenta alla firma dell’Ordinario diocesano, ne cura il perfezionamento sotto il profilo della formalizzazione giuridica mediante apposizione del sigillo di curia, datazione, inserzione nel protocollo generale, controfirma a opera del Cancelliere;

– predispone quanto necessario per la pubblicazione degli atti di Curia e di altri documenti di interesse sulla rivista ufficiale “il Bollettino diocesano”;

– Predispone gli studi preparatori e la redazione degli atti normativi e applicativi emanati dall’autorità competente, ne cura la revisione e l’interpretazione nonché offre assistenza ad altri organismi di Curia incaricati di redigere atti normativi.

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Provvisione di uffici 

– Garantisce l’osservanza dei procedimenti previsti per la provvisione di uffici canonici da parte dell’Arcivescovo;

– cura l’osservanza delle procedure e provvede a formalizzare, su disposizione dell’Ordinario, gli atti necessari nei casi di perdita degli uffici ecclesiastici, di loro vacanza e di provvisione degli stessi: atti di nomina, comunicazioni agli organismi previsti della nomina dei nuovi parroci, tenuta dello scadenziario aggiornato in merito alle nomine a tempo determinato, etc.;

– partecipa alla gestione delle elezioni per i vari organismi di partecipazione di carattere diocesano e per la designazione dei Vicari foranei.

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Ordinazioni e vita del Clero 

– Segue, in collaborazione con i responsabili del Seminario, della formazione al diaconato permanente, degli istituti di vita consacrata o delle società di vita apostolica, gli adempimenti connessi alle ordinazioni, al conferimento dei ministeri e all’ammissione dei candidati,  conservando e aggiornando i registri relativi alle ordinazioni e custodendo la documentazione inerente;

– predispone gli atti relativi alla concessione di facoltà e licenze ai chierici, anche non diocesani, nonché ai procedimenti di incardinazione ed escardinazione;

– Predispone l’apposita documentazione (“celebret” e tessera di riconoscimento) per i chierici incardinati nella Diocesi.

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Archiviazione 

– Cura l’archiviazione degli originali di tutti i documenti iscritti al protocollo generale e della documentazione relativa, nonché degli atti canonicamente rilevanti che non siano di pertinenza di altri organismi di curia;

– custodisce l’archivio diocesano, regolamentandone l’accesso a norma del diritto;

– Concorda con l’archivio storico e il suo responsabile la trasmissione e custodia di documentazione che possano essere considerati storici e dunque non più rilevanti per l’espletamento dei compiti ordinari della Curia;

– custodisce nel proprio archivio i documenti relativi all’identificazione fondamentale delle persone (in particolare i chierici), degli enti (con i relativi statuti) e degli organismi;

– predispone quanto necessario per l’inserimento dei dati di sua spettanza nella database della Diocesi ove sono presenti: l’elenco dei presbiteri diocesani, gli incarichi, gli indirizzi, etc.;

– cura l’archiviazione digitalizzata dei decreti dell’Arcivescovo e degli atti di Curia.

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Certificazione

– Rilascia attestazioni e certificazioni relative ai documenti e ai registri di sua spettanza. Opera la visura di firme e documenti e rilascia attestazioni di conformità delle copie all’originale;

– garantisce l’autorevolezza dei documenti rilasciati mediante deposito delle firme del cancelliere e di eventuali altri collaboratori presso le competenti autorità dello Stato e le autorità consolari;

– garantisce il rilascio di dichiarazioni relative alla custodia delle reliquie.

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Coordinamento e segreteria

– Cura ordinariamente la corrispondenza ufficiale dell’Ordinario diocesano o di organismi di curia con la Santa Sede, la Conferenza Episcopale Italiana o con altre diocesi e le comunicazioni relative agli atti di curia con l’autorità civile, con particolare riferimento al Registro delle persone giuridiche;

– provvede alle procedure necessarie per il conferimento di eventuali onorificenze ecclesiastiche;

– raccoglie le domande avanzate all’Arcivescovo per la modifica dei confini delle parrocchie o delle foranie e ne segue l’espletamento;

– cura il collegamento con l’osservatorio giuridico-legislativo della CEI.

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Statistica 

– Reperisce ed elabora, anche con l’aiuto di esperti esterni all’ufficio, i dati di natura statistica che interessano la Diocesi nel suo insieme e nelle sue componenti;

– mantiene i contatti con analoghi organismi di altre diocesi, della CEI, della Santa Sede, di enti pubblici e istituti di ricerca.